Automatiser, construire, simplifier.
Automatisation de processus, outils sur mesure et simplification : trois manières d’intervenir dans une PME de Toulon ou du Var. Elles partent toutes du même endroit : ce que vos équipes font réellement pendant leur journée.
Automatiser
Ce qui se répète à l’identique ne devrait pas occuper une personne.
- Les doubles saisies
- Le devis signé crée l’affaire, l’affaire prépare la facture. L’information est saisie une fois et circule ensuite.
- Les relances
- Devis sans réponse, factures échues, documents manquants : les messages partent au bon moment, et s’arrêtent dès que le client répond.
- Les documents
- Devis, comptes rendus, attestations, récapitulatifs : générés à partir des données que vous avez déjà.
- Les demandes entrantes
- Les e-mails et formulaires sont triés, rattachés au bon dossier et transmis à la bonne personne.
- Le passage d’une équipe à l’autre
- Ce que le commercial a promis arrive au planning, ce que le terrain a fait arrive à l’administratif.
Selon le cas, cela s’appuie sur vos logiciels actuels, sur des automatisations, et parfois sur un assistant qui lit et prépare — avec une validation humaine là où elle compte.
Construire
Quand l’outil dont vous avez besoin n’existe pas, ou coûte plus cher que le problème qu’il résout.
- Un outil interne
- Suivi d’activité, base clients, gestion de dossiers : conçu autour de votre façon de travailler, avec vos mots.
- Un espace client
- Vos clients suivent leur dossier, déposent leurs documents et trouvent leurs factures sans vous appeler.
- Un tableau de bord
- Les chiffres dont vous avez besoin le lundi matin, tenus à jour tout seuls, et pas les vingt autres.
- Une application pour le terrain
- Saisie en deux gestes depuis un téléphone, pensée pour être utilisée dehors, entre deux interventions.
- Un site ou une interface publique
- Quand le site fait partie du processus commercial et pas seulement de la vitrine.
Vous restez propriétaire de ce qui est construit : documentation, accès, formation. Vous pouvez le faire évoluer sans nous.
Simplifier
Avant d’automatiser un processus, on enlève ce qui ne sert plus.
- Le parcours d’une demande
- De l’appel du client à la facture : qui fait quoi, dans quel ordre, et pourquoi cette étape existe.
- Les validations
- Les contrôles qui ont été ajoutés après un incident, et qui bloquent tout le monde depuis trois ans.
- Les informations en double
- Les mêmes données dans quatre endroits, avec quatre valeurs différentes.
- Le reporting
- Les tableaux que personne ne lit, et le chiffre que vous cherchez vraiment.
Ce travail ne produit pas toujours un logiciel. Parfois, il produit une règle plus simple et deux étapes en moins. C’est un résultat, pas un échec.
Notre méthode
Diagnostic
Tout commence par comprendre votre réalité. On vient chez vous (ou en visio), on observe vos flux, on écoute vos équipes.
Prototype
Avant de développer, une maquette fonctionnelle que vos équipes testent. Vous la validez, ou on l’ajuste.
Construction
La solution en no-code / low-code, connectée à vos outils et testée en conditions réelles, par itérations courtes.
Industrialisation
Formation, adoption réelle, optimisation dans la durée. Vous restez propriétaires de tout ce qu’on construit.
Questions fréquentes sur l’automatisation
Une autre question ? Écrivez-nous ou appelez-nous.
Qu’est-ce que l’automatisation IA ?
C’est l’automatisation de tâches répétitives, enrichie d’une intelligence artificielle là où il faut lire ou rédiger : classer un e-mail, extraire les informations d’un document, préparer une réponse. Le reste repose sur des automatisations classiques entre vos logiciels.
Qu’est-ce que le no-code ?
Des plateformes qui permettent de construire des automatisations et des outils sans tout programmer. Elles réduisent les délais et le coût de départ ; du code est ajouté quand c’est nécessaire.
Quelles tâches automatiser en premier ?
Celles qui sont fréquentes, manuelles et mesurables : doubles saisies, relances clients, génération de documents, tri des demandes entrantes.
Faut-il changer de logiciels ?
Non. Nous partons des outils que vous utilisez déjà et nous les relions entre eux. Un nouvel outil n’est proposé que lorsqu’il n’existe rien de mieux adapté.
Intervenez-vous dans tout le Var ?
Oui. OPTIMYS est basée à Sanary-sur-Mer et vient dans votre entreprise, à Toulon, La Seyne-sur-Mer, Hyères, Draguignan ou Fréjus. Le suivi peut se faire en visioconférence.
Montrez-nous ce qui vous fait perdre le plus de temps.
Au prédiagnostic, on regarde si cette tâche peut disparaître, être réduite, ou si le problème est ailleurs.
Ou appelez le 04 23 50 09 83.