Exemples types · Scénarios représentatifs

Des PME transformées.
Des chiffres concrets.

Voici comment OPTIMYS a aidé des entreprises comme la vôtre à gagner du temps, réduire leurs coûts et piloter leur activité. Secteurs, problèmes et résultats représentatifs de nos interventions.

BTP / Artisanat Var — 83 Automatisation devis

Simulateur de devis en ligne — Menuiserie RGE

Entreprise de menuiserie extérieure RGE certifiée. 12 collaborateurs. Zone Six-Fours / Sanary. Des devis manuels qui prenaient 45 minutes chacun et un taux de transformation décevant.

Problème initial
  • 45 minutes par devis manuel, impossible à déléguer
  • Aucune standardisation des tarifs entre commerciaux
  • Les prospects attendaient 3 à 5 jours pour recevoir un devis
  • Pas de suivi : les devis envoyés disparaissaient dans le vide
  • Aucune donnée sur le taux de transformation par produit
Solution déployée
  • Configurateur web no-code : le prospect saisit ses dimensions, choisit sa gamme et obtient une estimation instantanée
  • Envoi automatique d'un récapitulatif PDF personnalisé par email
  • Création automatique d'une fiche prospect dans le CRM
  • Relance email automatique J+3 si pas de réponse
  • Dashboard commercial : taux de conversion par produit, CA prévisionnel
Outils utilisés
Bubble Make.com Airtable CRM Brevo (email) PDF API
Résultats
-70%de temps commercial consacré aux devis. De 45 min à 0 min par devis prospect
+25%de taux de transformation grâce au devis immédiat et aux relances automatiques
×3de volume de devis traités à effectif constant
3 semde la première discussion à la mise en production

« Avant, mon meilleur commercial passait ses journées à faire des devis. Maintenant le site le fait tout seul la nuit. On s'est concentrés sur les poses. »

— Dirigeant, menuiserie extérieure, Var

Vous êtes dans le BTP ou l'artisanat ? Ce type de solution est adaptable à votre activité.

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Bien-être / Franchise Marseille — 13 Dashboard pilotage

Dashboard de pilotage multi-sites — Institut de beauté

Réseau de 8 instituts en franchise. Direction nationale sans visibilité en temps réel. Rapports mensuels collés manuellement depuis 8 tableurs différents pendant des heures.

Problème initial
  • 8 responsables de site envoyant des fichiers Excel différents chaque lundi
  • 8h de consolidation manuelle par semaine pour produire un rapport
  • Décisions stratégiques prises 3 semaines après les faits
  • Impossible de comparer les performances entre sites
  • Aucune alerte automatique sur les anomalies (CA en baisse, absentéisme…)
Solution déployée
  • Base centralisée Airtable alimentée directement par les responsables de site via un formulaire simple
  • Dashboard de direction avec KPIs temps réel : CA, clients, panier moyen, taux de fidélisation par site
  • Rapport hebdomadaire automatique envoyé le lundi à 8h à la direction
  • Alertes automatiques si un indicateur passe sous un seuil défini
  • Vue comparative inter-sites avec classement et évolutions
Outils utilisés
Airtable Make.com Softr (dashboard) Brevo (email auto)
Résultats
-8hpar semaine de consolidation manuelle éliminées. 32h/mois récupérées
7j→0délai de connaissance des indicateurs : de 7 jours à temps réel
100%des décisions de direction désormais basées sur la donnée vérifiée
+12%de CA sur les 3 premiers mois suivant le déploiement (réaffectation des efforts)

« Avant je découvrais les problèmes un mois trop tard. Maintenant j'ai une alerte le lendemain si un site dévisse. Ça change tout. »

— Directrice réseau, franchise instituts, Marseille

Vous gérez plusieurs points de vente ou équipes ? On peut centraliser votre pilotage.

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Formation / Service PACA Agent IA

Agent IA de qualification — Organisme de formation

Organisme de formation professionnelle. 120 demandes entrantes par mois via le site. Un seul conseiller commercial débordé. 60% des demandes sans suite faute de temps.

Problème initial
  • 120 demandes/mois traitées par 1 seul conseiller → impossible à absorber
  • Réponse aux prospects sous 48 à 72h → taux de perte élevé
  • Questions récurrentes traitées manuellement (financement CPF, OPCO, durée…)
  • Aucun filtrage : le conseiller passait du temps sur des profils non éligibles
  • Pas de prise de RDV automatique, tout passait par email
Solution déployée
  • Agent conversationnel IA sur le site web : répond instantanément aux 30 questions les plus fréquentes
  • Qualification automatique : collecte le profil, le financement, la formation souhaitée
  • Prise de RDV autonome via l'agenda en ligne du conseiller
  • Seuls les leads qualifiés arrivent au conseiller, avec fiche de synthèse
  • Suivi automatisé via CRM Airtable + rappel J-1 avant le RDV
Outils utilisés
Claude AI Make.com Airtable CRM API Agenda Brevo
Résultats
×3de leads qualifiés traités par le conseiller, à effectif constant
<30sdélai de première réponse aux prospects, 24h/24 et 7j/7
-60%de temps commercial sur les questions récurrentes et les profils non éligibles
+40%de taux de transformation sur les RDV grâce à la meilleure qualification entrante

« L'agent répond à 3h du matin quand nos prospects cherchent des formations depuis leur canapé. On ne ratait plus aucune opportunité. »

— Directeur, organisme de formation, PACA

Vous avez des demandes entrantes non traitées ? Un agent IA peut changer ça en 3 semaines.

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Commerce / Distribution Var — 83 Gestion de stock

Outil de gestion de stock intelligent — Commerce de proximité

Commerce multi-rayons. 3 employés. Gestion de stock sur papier et mémoire. Ruptures fréquentes, commandes en double, inventaire annuel cauchemardesque.

Problème initial
  • Suivi de stock sur feuilles volantes et mémoire du gérant
  • 3 à 5 ruptures produit par semaine entraînant des ventes manquées
  • Commandes fournisseurs émises trop tard ou en double
  • Aucune analyse de rotation : produits dormants immobilisant de la trésorerie
  • Inventaire annuel de 2 jours complets à fermeture
Solution déployée
  • Base de données Airtable avec scan de codes-barres depuis le smartphone
  • Alertes automatiques quand un produit atteint son seuil minimum
  • Génération automatique du bon de commande fournisseur en un clic
  • Tableau de bord : rotation par produit, valeur de stock, alertes dormants
  • Inventaire roulant : mise à jour en continu, plus de fermeture annuelle
Outils utilisés
Airtable Softr (app mobile) Make.com Email auto
Résultats
-90%de ruptures produit. De 3 à 5 par semaine à moins d'une par mois
-15%de trésorerie immobilisée en stock dormant dans les 4 premiers mois
2j→0plus d'inventaire annuel en fermeture grâce au comptage roulant
1hde formation suffisante pour que toute l'équipe utilise le système

Votre gestion de stock vous coûte du temps et des ventes manquées ?

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Immobilier / Gestion Bouches-du-Rhône — 13 Automatisation administrative

Automatisation administrative — Agence immobilière

Agence immobilière indépendante. 4 agents. Tâches administratives répétitives (mandats, états des lieux, relances loyers) consommant 30% du temps de chaque agent.

Problème initial
  • Mandats de vente/location remplis manuellement (1h chacun)
  • Relances loyers impayés gérées à la main dans un tableur
  • États des lieux rédigés sur papier puis retranscrits en Word
  • Suivi des visites et comptes-rendus non systématiques
  • Rappels d'échéances (fin de bail, renouvellement) manqués régulièrement
Solution déployée
  • Génération automatique des mandats depuis un formulaire pré-rempli (5 min au lieu de 30)
  • Workflow de relances loyers en 3 temps automatique (amiable → formel → recommandé)
  • Application mobile d'état des lieux avec photos et signature électronique
  • Calendrier des échéances avec alertes automatiques 90/60/30 jours avant
  • CRM propriétaires/locataires centralisé avec historique complet
Outils utilisés
Airtable Make.com Glide (app mobile) DocuSign API Brevo
Résultats
-30%de temps administratif par agent. 1,5h récupérée par jour pour la prospection
-80%de retards de loyers non relancés grâce au workflow automatique
0échéance manquée depuis le déploiement (baux, renouvellements, révisions)

« Mes agents passaient leur temps à faire de la paperasse. Maintenant ils prospectent. En 2 mois on a signé 4 nouveaux mandats grâce au temps récupéré. »

— Gérant, agence immobilière indépendante, Bouches-du-Rhône

Votre secteur n'est pas listé ? Ces solutions s'adaptent à presque toute activité.

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Votre projet

Votre cas ressemble à l'un de ceux-ci ?

Chaque projet commence par un prédiagnostic offert (1h en visio). On analyse vos processus, identifie les 3 gains les plus rapides, et on vous propose une feuille de route sans engagement.

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